10 HubSpot-Workflows, die jedes Verkaufsteam benötigt

Möchten Sie HubSpot-Workflows in Ihrem Verkaufs- und Marketingprozess nutzen? Sie können einige der folgenden kontaktbasierten Workflows verwenden, um Prozesse zu automatisieren und potenzielle Kunden effektiver (und schneller) durch Ihren Verkaufstrichter zu bewegen:

1. Seitenansicht

Was sind einige der wichtigsten Seiten Ihrer Website und was sagen sie Ihnen über Ihre Besucher? Sie können Brainstorming-Themenbereiche auf Ihrer Website erstellen und Besuchern eindeutige, ausgelöste E-Mails senden, die auf ihren spezifischen Interessen basieren. Einige Beispiele für Themenbereiche sind:

• Industrie (zB Herstellung, Vertrieb usw.)
• Produktinhalt (z. B. eine bestimmte von Ihnen angebotene Software oder eine bestimmte Funktionalität)
• Prospektvalidierung (z. B. Anzeigen Ihrer Fallstudien, Testimonials usw.)

Nachdem Sie einige Ihrer Hauptthemenbereiche definiert haben, können Sie eine Reihe von E-Mails erstellen, die auf diese Besucher ausgerichtet sind, und einen Workflow zum Senden dieser E-Mails einrichten. Gezielte / segmentierte E-Mails wie die folgende haben im Durchschnitt eine um 14,32% höhere Öffnungsrate und eine um 100,95% höhere Klickrate als Nicht-Segment-Kampagnen ( WordStream ).

Im folgenden Beispiel registrieren wir Besucher unserer Seite „Vertriebsbranche“ in einem Workflow, der eine Reihe von 4 E-Mails enthält:

• E-Mail 1 – Haben Sie Fragen? Eine einfache, textbasierte E-Mail, in der der Besucher gefragt wird, ob er Fragen zu unserem Vertriebsangebot hat und einige zusätzliche Ressourcen anbietet.
• E-Mail 2 – Ein Link zum Lesen eines Distributionsblogs auf unserer Website.
• E-Mail 3 – Ein Link zum Herunterladen eines Distributions-Whitepapers auf unserer Website.
• E-Mail 4 – Ein Link zu einer Vertriebsfallstudie auf der Website mit der Einladung, eine Demo oder Beratung anzufordern.

Bonus: Sie können die Kontakteigenschaften (z. B. Industrie) auch basierend auf den Seitenaufrufen aktualisieren!

2. Downloads oder Formularübermittlungen

Dieser Workflow verwendet eine ähnliche Logik wie die oben beschriebene „Seitenansicht“. Wenn ein Besucher etwas auf Ihre Website herunterlädt, z. B. einen Leitfaden oder ein Whitepaper, eine Demo, die Teilnahme an einem Webcast usw., können Sie eine Reihe zielgerichteter E – Mails erstellen, die ihn weiterhin mit zusätzlichen Inhalten oder Werbung für zukünftige Veranstaltungen versorgen.

Im folgenden Beispiel hat der Besucher unseren „Leitfaden zum Finanzmanagement für CFOs“ heruntergeladen. Aus diesem Download können wir zwei Annahmen über die Aussicht treffen: 1) Sie sind CFO oder in einer Finanzposition und 2) Sie sind an Finanzmanagementthemen interessiert / verbessern ihre bestehenden Finanzprozesse.

• E-Mail 1 – Danke E-Mail. Eine einfache, textbasierte E-Mail, in der der Besucher gefragt wird, ob er Fragen zum Download hat, ein Link, über den er jederzeit auf den Download zugreifen kann, und einige zusätzliche Ressourcen
• E-Mail 2 – Eine E-Mail mit einem Link zu einem Artikel: 10 Tipps zur Automatisierung Ihrer Finanzmanagementprozesse
• E-Mail 3 – Ein Link zu einem anderen Whitepaper auf der Website: 2020 Trends, die alle CFOs kennen müssen
• E-Mail 4 – Ein Link zu einer Fallstudie zum Finanzmanagement auf der Website mit einer kurzen Produktübersicht und der Einladung, eine Demo oder Beratung anzufordern.

Wir senden die Dankes-E-Mail mit einer sehr geringen Verzögerung und verzögern dann die E-Mails 2-4 um jeweils mindestens 7 Tage.

Sie können das obige Beispiel auf nahezu jede Branche, Anwendung oder jedes Thema anwenden. Der Schlüssel ist, den Inhalt für den ursprünglichen Download äußerst relevant zu machen!

Nun HubSpot tut Sie einrichten oder Zeitplan E – Mails Follow-up ermöglichen , direkt im Formular – Editor. Innerhalb des Formular-Tools können Sie bis zu drei Folge-E-Mails (mit Verzögerungen) für ein bestimmtes Formular planen. Dies sind jedoch alles einfache, textbasierte E-Mails ohne die volle Funktionalität, die im HubSpot-Drag & Drop-Editor verfügbar ist. Ein paar andere Nachteile bei der Einrichtung von Follow-ups über das Formular sind, dass Sie nicht die Möglichkeit haben, Ziele und damit Conversions festzulegen und am Ende der E-Mail-Serie letzte automatisierte Schritte wie das Aktualisieren der Kontakteigenschaften hinzuzufügen.

3. Formular abgebrochen

Lassen Sie nicht zu, dass ein Formular Ihre potenziellen Kunden daran hindert, Ihre Inhalte herunterzuladen oder zu konsumieren. Immerhin haben Sie bereits ihre Kontaktinformationen!

Wenn einer Ihrer Kontakte eine Seite mit einem Formular anzeigt, es aber nicht sendet, können Sie einen Workflow einrichten, um den Inhalt per E-Mail „ohne Gated“ zu versenden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktivitäten der potenziellen Kunden überwachen, um festzustellen, ob sie den Inhalt nach dem Senden der nicht gated Version verbrauchen.

Im folgenden Beispiel hat der Interessent unsere On-Demand-Demo-Videoseite angesehen, das Formular jedoch nicht ausgefüllt. Wir würden uns freuen, wenn sie sich die Demo ansehen, um sie weiter unten im Trichter zu bewegen, und nicht möchten, dass die „einschüchternde“ Form sie entmutigt. Deshalb haben wir ihnen eine E-Mail gesendet, die einen Link enthält, um sie direkt anzusehen. Noch besser ist, dass Sie einen ‚Wenn / Dann‘-Zweig verwenden können, um eine Folge-E-Mail zu senden, die auf den von ihnen ergriffenen Maßnahmen basiert (z. B. Beobachten / Eingreifen in den Inhalt im Vergleich zu Nicht-Inhalten).

• E-Mail 1 – Eine einfache, textbasierte E-Mail mit ähnlichen Inhalten wie: Ich habe gesehen, dass Sie Interesse an einer Demo hatten. Sie können sie direkt unter folgendem Link ansehen: ___.
• E-Mail 2 – Eine Dankesnachricht / Folge-E-Mail an diejenigen, die sich die Demo ansehen: „Vielen Dank, dass Sie sich die Demo angesehen haben, wenn Sie Fragen haben oder eine benutzerdefinierte Demo einrichten möchten.“ Mit einem Link zu einigen zusätzlichen Ressourcen .

Bonus: Registrieren Sie einen Kontakt in einem Ihrer Pflege-Workflows oder aktualisieren Sie dessen Lebenszyklusphase basierend auf einer in diesem Workflow durchgeführten Aktion!

4. Zuweisen von Leads zu Ihrem Verkaufsteam für neue Kontakte

Dieser Workflow hängt von der Größe Ihres Verkaufspersonals, Ihrem Qualifizierungsprozess, der Segmentierung des Verkaufsteams und anderen Faktoren ab. Die gute Nachricht ist, dass dieser Workflow sehr flexibel ist und nahezu jeden Verkaufsprozess unterstützen kann. Sehen Sie sich einige der folgenden Anwendungsfälle an, um den Eigentümer des Kontakts automatisch zu aktualisieren.

Wenn Sie ein 1-Personen-Verkaufsteam haben, können Sie den Lead einfach dieser Person zuweisen. Alternativ sind wir auf Kunden gestoßen, bei denen 1 Person im Team die Qualifizierung und Zuweisung neuer Leads übernimmt. In diesem Szenario können Sie diesem Kontakt auch einfach den Lead zuweisen, der ihn dann erneut zuweisen kann, nachdem er seinen Qualifizierungsprozess durchlaufen hat:

Wenn Sie ein größeres Verkaufsteam haben, möchten Sie möglicherweise die Leads zwischen Ihren Teammitgliedern wechseln. Mit diesem Workflow können Sie Aufgaben gleichmäßig auf ein Team oder bestimmte Eigentümer verteilen. Im folgenden Beispiel drehen wir die Leads gleichmäßig zwischen unserem US-amerikanischen Team:

Bitte beachten Sie, dass für diese Funktionalität ein Sales Hub Professional- oder Enterprise- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Konto erforderlich ist.

Und schließlich möchten Sie möglicherweise einige Informationen über den potenziellen Kunden verwenden, um sie Ihrem richtigen Verkaufsteammitglied zuzuweisen. Wenn sich der Interessent beispielsweise in Illinois befindet, möchten Sie ihn Ihrem Vertriebsmitarbeiter zuweisen, der dieses geografische Gebiet abdeckt. Wenn sie an einem bestimmten Produkt interessiert sind, möchten Sie es dem Vertriebsmitarbeiter für dieses Produkt zuweisen. Und so weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Registrierung eine kleine Verzögerung hinzufügen, um sicherzustellen, dass HubSpot das entsprechende Feld aktualisiert hat, bevor die if / then-Zweige funktionieren.

5. Lead-Status einstellen

Wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, bleibt sein Lead-Status standardmäßig leer. Der Lead-Status kann jedoch ein so nützliches Feld für die Segmentierung auf der ganzen Linie sein, dass wir empfehlen würden, ihn zu nutzen. Bei korrekter Verwendung können Sie sicherstellen, dass Ihr Team neue Leads kontaktiert oder laufende Leads weiterverfolgt.

So setzen Sie den Lead-Status auf „Neu“:

Jetzt können Sie diesen Lead-Status auf „In Bearbeitung“ aktualisieren, nachdem sich Ihr Verkaufsteam mit dem Lead beschäftigt hat. Dieser Workflow aktualisiert den Lead-Status, nachdem eine Aktivität (E-Mail, Anruf, Besprechung oder Notiz) im Kontaktdatensatz aufgetreten ist.

6. Ändern der Lebenszyklusphase

Wir arbeiten mit vielen Kunden zusammen, die das Verschieben von Kontakten in HubSpot manuell über Lebenszyklusphasen hinweg verwalten, basierend auf ihrem einzigartigen Verkaufsprozess. Beispielsweise wird ein Interessent nach einem Telefon- oder E-Mail-Gespräch von „Qualifizieren“ in „Entwickeln“ verschoben. 

Manchmal müssen jedoch größere Kunden mit einem größeren Lead-Volumen dies automatisch erledigen, um sicherzustellen, dass sich ihr Verkaufsteam auf die wichtigsten Leads konzentriert. Um dies zu erreichen, können Sie Lead Scoring verwenden. Kurz gesagt, bei der Lead-Bewertung werden Leads automatisch Werte (Scores) zugewiesen, die auf den Aktionen basieren, die sie auf Ihrer Website ausführen, z. B. die Häufigkeit, mit der sie Ihre Website besucht haben, Formulareingaben, Anzahl der Seitenaufrufe, die Bearbeitung von E-Mails und so viel mehr. In unserem Blogbeitrag finden Sie weitere Tipps zum Einrichten der Lead-Bewertung in HubSpot. 

Sie können sehen, wie einige der zuvor beschriebenen Aktionen anzeigen können, wie „interessiert“ oder „warm“ ein Lead ist. Daher ist es eine hervorragende Messgröße, um potenzielle Kunden in eine neue Lebenszyklusphase zu versetzen oder sie sogar einem anderen Team zuzuweisen.

Im folgenden Beispiel haben wir die Lebenszyklusphase von einem Marketing-qualifizierten Lead (MQL) auf einen Sales-qualifizierten Lead (SQL) umgestellt, nachdem sie einen Lead-Score von 20 erreicht haben. Außerdem haben wir den Kontaktinhaber von einem Mitglied des ‚Marketing‘ gewechselt ‚Team zum‘ Sales‘-Team.

7. Perspektiven pflegen

Zwischen der „Lead-Generierung“ und dem Abschluss des Verkaufs liegt der entscheidende Mittelweg – wo die Lead-Förderung erforderlich ist, um potenzielle Kunden durch den Trichter zu bewegen:

• 66% der Käufer geben an, dass „konsistente und relevante Kommunikation sowohl von Vertriebs- als auch von Marketingorganisationen“ einen entscheidenden Einfluss auf die Auswahl eines Lösungsanbieters hat ( Genuis.com ).
• 80% der neuen Leads führen nie zu Verkäufen, und Unternehmen, die sich durch Lead-Pflege auszeichnen, generieren 50% mehr verkaufsfertige Leads zu 33% geringeren Kosten ( Invesp ).

Und abhängig von Ihrer Kategorie (z. B. Unternehmenssoftware, Regierung usw.) kann der Verkaufszyklus länger sein und noch mehr Berührungen erfordern, wodurch die Pflege Ihrer Leads noch kritischer wird. HubSpot kann Ihrem Team dabei helfen, dies auf viele Arten zu automatisieren. Schauen Sie sich unten nur zwei Ideen an.

Stadium des Lebenszyklus

Im Rahmen Ihrer Pflege-Strategie ist es wichtig, Ihre Inhalte und Mitteilungen an die Stellen anzupassen, an denen sich potenzielle Kunden in Ihrem Trichter befinden (oder an deren Lebenszyklusphase in HubSpot). Ihre Mission sollte es sein, Ihre Inhalte zu verwenden, um Ihre potenziellen Kunden zu einer möglichen Conversion zu führen. Intuitiv können Sie ableiten, wie einige dieser Inhaltsbereiche aussehen könnten:

• Top of the Trichter (Abonnent, Lead, Marketing-qualifizierter Lead) : Bildungsinhalte wie Blogs, Webinare, Leitfäden, Videos usw.
• Mitten im Trichter (vertriebsqualifizierter Lead) : Bildungsinhalte + Validierungsinhalte wie Fallstudien, Demovideos, Produktbeschreibungen oder Datenblätter
• Ende des Trichters (Gelegenheit) : Bildungsinhalte + Validierungsinhalte + Wertversprecheninhalte wie produktspezifische Informationen, Testimonials, Bewertungen usw.

Im folgenden Beispiel nutzen wir einen HubSpot-Workflow, um Kontakte automatisch in eine E-Mail-Serie einzuschreiben, wenn sie von einer MMS zu einer SQL wechseln. Insgesamt gibt es 10 E-Mails, die alle 3 Wochen zugestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sie einen konsistenten Strom von Inhalten erhalten, der für ihre Position im Trichter relevant ist, um sie auf die nächste Stufe zu bringen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Einstellungen für die Abmeldung und Unterdrückung aktualisieren, wenn Sie diese Art von Workflow verwenden. Im obigen Beispiel möchte ich sie aus meinem vorherigen Workflow (MQL) entfernen, um sicherzustellen, dass sie in diesem Workflow keine E-Mails mehr empfangen.

Vertikale Workflows

Mit der gleichen Idee oder Logik wie oben können Sie Ihren potenziellen Kunden noch MEHR maßgeschneiderte Inhalte anbieten, um sie durch Ihren Trichter zu verschieben. Ein gutes Beispiel dafür ist die Industrie. Wenn Sie ein Produkt / eine Software mit mehreren Branchenanwendungen verkaufen, senden Sie ihnen branchenrelevante Inhalte!

Wie oben nutzen wir einen HubSpot-Workflow, um Kontakte automatisch in eine E-Mail-Serie einzuschreiben, wenn sie von einer MMS zu einer SQL wechseln. Wir fügen jedoch weitere Registrierungskriterien hinzu – die Branche. Auch hier haben wir insgesamt 10 E-Mails erstellt, die alle 3 Wochen zugestellt werden. Jetzt sind die E-Mails, die wir senden, nicht nur spezifisch für ihre Position im Trichter, sondern auch für ihre Branche. Wenn wir ihnen also eine E-Mail über ein Blog senden – das Thema des Blogs ist spezifisch für die Vertriebsbranche, die Fallstudie, die wir ihnen senden, ist spezifisch für die Vertriebsbranche usw.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Ziel für diese ( und alle ) Workflows festlegen ! In diesem speziellen Beispiel wäre mein Ziel, dass die Kontakteigenschaft ‚Lifecycle Stage‘ von SQL zur nächsten Stufe wechselt.

Einige andere Ideen für die weitere Segmentierung von potenziellen Kunden über die Lebenszyklusphase oder die Branche hinaus sind:

• Firmengröße
• Berufsbezeichnung
• Produktlinie, an der sie interessiert sind

8. Vernachlässigte Interessenten einbeziehen

Lassen Sie keine Aussichten durch die Ritzen fallen! Sie können einen Workflow erstellen, um Ihr Verkaufsteam daran zu erinnern, sich an einen Kontakt zu wenden, wenn seit der letzten Kontaktaufnahme eine bestimmte Zeit vergangen ist.

Im folgenden Beispiel haben wir eine Aufgabe für ein Mitglied des Verkaufsteams erstellt, damit es sich bei einem potenziellen Kunden melden kann, wenn seit der letzten Kontaktaufnahme mehr als 12 Wochen vergangen sind. Um sicherzustellen, dass sich das Verkaufsteam auf Leads mit „höherer Priorität“ konzentriert, haben wir zusätzliche Kriterien hinzugefügt, um sicherzustellen, dass die potenziellen Kunden unsere Mindestqualifikationsanforderungen erfüllen.

Ebenso können Sie versuchen, inaktive Kontakte mit einer E-Mail über ein exklusives Angebot oder einen Rabatt, den Sie anbieten, erneut zu aktivieren. Hierfür können Sie verschiedene Registrierungskriterien verwenden, z. B.:

• Die Zeitspanne seit ihrem letzten Website-Besuch (z. B. mehr als 6 Monate)
• Die Zeitspanne seit dem Klicken / Öffnen der letzten E-Mail
• Usw.

9. Wichtige interne Benachrichtigungen / Aufgaben

Verwendet Ihr Verkaufsteam den HubSpot-Aktivitätsfeed? In diesem Fall erhalten sie möglicherweise bereits eine Fülle von Informationen, z. B. wenn ihre potenziellen Kunden bestimmte Aktivitäten ausführen, z. B. das Öffnen / Klicken einer E-Mail, den Besuch Ihrer Website, das Ausfüllen eines Formulars usw. Mit dieser (potenziellen) Informationsüberflutung ist dies möglicherweise möglich etwas verpassen.

Mithilfe von Workflows können Sie eine Benachrichtigung einrichten oder eine Aufgabe erstellen, wenn ein potenzieller Kunde eine Schlüsselseite besucht oder eine Schlüsselaktion ausführt. Dies kann sicherstellen, dass Ihr Verkaufsteam sofort nachverfolgt und nichts verpasst.

• Erstellen Sie eine Aufgabe für einen HubSpot-Benutzer
• Senden Sie eine interne SMS an einen HubSpot-Benutzer
• Senden Sie eine Benachrichtigung (In-App-Warnung oder mobiler Push) an Teams oder Benutzer
• Interne E-Mail senden

Im folgenden Beispiel haben wir eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet, wenn ein Interessent die Demoseite anzeigt:

Stellen Sie sicher, dass die interne Benachrichtigungs-E-Mail-Vorlage so viele wichtige Informationen wie möglich über den Lead enthält, damit das Verkaufsteam die Nachverfolgung noch einfacher durchführen kann – mindestens Vorname, Nachname, Firmenname, Telefonnummer, letzte Conversion und ein Link zum vollständigen Kontaktdatensatz.

10. Neukunde

Wenn jemand von einem Lead zu einem offiziellen Kunden wechselt, müssen jetzt eine Menge Prozesse gestartet werden. Sie können Workflows verwenden, um einen Teil dieser geschäftigen Arbeit zu erledigen. Hier sind einige gebräuchliche, die wir verwenden:

Fügen Sie sie Ihrer Kundenliste hinzu – Wir tun dies aus mehreren Gründen gerne. Erstens ist die Datenhygiene von entscheidender Bedeutung und es ist wichtig, eine aktualisierte Liste Ihrer Kunden zu haben. Wir verwenden diese spezielle Kundenliste, um wichtige Unternehmensaktualisierungen wie Schließungen, Produktaktualisierungen und mehr zu senden. Zweitens unterdrücken wir die Kundenliste in vielen unserer Marketingkommunikationen. Dies ist eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Kunden nicht die falsche Nachricht erhalten.

Lead-Status aktualisieren – Sobald ein Kontakt Kunde wird, können Sie seinen Lead-Status auf „Geschlossen“ aktualisieren, um sicherzustellen, dass keine anderen Vertriebsmitarbeiter versuchen, dies zu verfolgen.

Kontoinhaber aktualisieren – Nachdem der Verkaufsprozess abgeschlossen ist, möchten Sie möglicherweise den Kontoinhaber vom Verkäufer zu einem Mitglied Ihres Kundendienstteams verschieben. Sie können dies mit einem Workflow wie folgt tun:

E-Mails senden – Wenn ein Kontakt Kunde wird, müssen jetzt eine Reihe von Prozessen stattfinden. Abhängig von Ihrem Produkt / Ihrer Dienstleistung möchten Sie möglicherweise einen Vertrag, eine Onboarding-E-Mail oder eine Reihe von Schulungs-E-Mails senden oder sogar versuchen, einen Kunden zu einem späteren Zeitpunkt zu verkaufen. Alle diese Szenarien sind bei HubSpot-Workflows möglich. Sie können eine E-Mail (oder eine Reihe von E-Mails) senden, wenn ein Kontakt Kunde wird.

Im folgenden Beispiel sendet ein Kundenerfolgsteam 6 Monate, nachdem der Kontakt zum Kunden geworden ist, eine E-Mail, um ein Testimonial einzuholen und eine Umfrage zur Zufriedenheit durchzuführen. Nach 1 Jahr senden sie dann eine „Jubiläums“ -E-Mail, in der sie sich für ihre Kunden usw. bedanken.

Hier hast du es! Dies sind nur 10 Workflows, mit denen Sie Ihr Verkaufsteam auf Erfolgskurs bringen und gleichzeitig Zeit sparen können. Um den Erfolg Ihrer Workflows zu messen, stellen Sie sicher, dass Sie für jeden einzelnen ein Ziel festlegen ! Ein Workflow-Ziel ist das ultimative Ziel Ihres kontaktbasierten Workflows. Wenn ein registrierter Kontakt die Workflow-Zielkriterien erfüllt, werden sie automatisch vom Workflow abgemeldet.