E-Learning-Kosten: Wie Sie bei der Mitarbeiterschulung sparen

Viele qualifizierte Fachkräfte sehen Weiterbildungsmöglichkeiten als wichtige Voraussetzung an, um sich für die Arbeit in einem Unternehmen zu entscheiden. Sie als CEO, HR-Manager o. ä. haben das längst erkannt und möchten Ihren Mitarbeitern und künftigen Bewerbern entsprechend attraktive Angebote machen. Dabei stehen Sie vor der Frage: Was ist besser – Präsenz-Workshop oder E-Learning? Vielleicht haben Sie schon viel Zeit, Geld und Arbeit in die Organisation von Live-Seminaren vor Ort gesteckt – und bisher nur mäßigen Erfolg verbucht. E-Learning als kostengünstigere Alternative erwägen Sie zwar, aber sind sich noch unsicher, ob digitale Lernformen überhaupt bei den Mitarbeitern ankommen? Warum Sie diese Sorge getrost hinter sich lassen und wie Sie durch geringe E-Learning-Kosten viel Geld bei der Mitarbeiterschulung sparen können, lesen Sie im Folgenden.   

Präsenzseminar- versus E-Learning-Kosten im Vergleich

Werfen wir zunächst einen Blick auf die größten Kostenfaktoren beider Lernformen – präsent und digital.

Präsenzseminar	E-Learning-Kurs
Kosten für Dozenten	Kosten für Lizenzen/Programme/Lerninhalte
Kosten für Seminarraum	– –
Kosten für Unterkunft und Verpflegung	– –
Opportunitätskosten (ausgefallene Arbeitszeit Lernender)	Opportunitätskosten (ausgefallene Arbeitszeit Lernender)

Tabelle: Abgrenzung der Kostenarten von Präsenz- und E-Learning-Angeboten nach Keller 2002
https://www.f-bb.de/fileadmin/user_upload/kosten-nutzen-elearning.pdf

Auf den ersten Blick fällt bereits ein entscheidender Kostenfaktor ins Auge, der E-Learning so attraktiv für Unternehmen macht: Seminarräume, ggf. Hotel und Verpflegung fallen weg. Online kann überall gelernt werden, im Büro, zu Hause, sogar im Urlaub.

Auch die Präsenz einer Lehrkraft ist in E-Learning-Kosten nicht enthalten, da unnötig. Demgegenüber stehen allerdings Kosten für entsprechende Lizenzen für Lern-Plattformen oder digitale Lerninhalte, die Sie selbst erstellen wollen.

Das Forschungsinstitut Betriebliche Bildung hat hierzu eine realistische Kostenaufstellung[1] beider Varianten pro 100 Mitarbeiter gemacht:

Präsenzseminar-Kosten	E-Learning-Kosten
Dozent	5.000,00 €	Lizenz, Programm, Lerninhalt	5.000,00 €
Seminarraum	1.000,00 €	Seminarraum	0,00 €
Hotelübernachtung und Verpflegung	1.000,00 €	Hotelübernachtung und Verpflegung	0,00 €
Arbeitsausfall	28.150,00 €	Arbeitsausfall	14.000,00 €
Gesamtkosten	35.150,00 €	Gesamtkosten	19.000,00 €

Beachten Sie: Diese Zahlen sind aus dem Jahr 2002. Heute müssen Sie meist mit deutlich höheren Kosten aus dem Bereich Präsenz-Seminar rechnen, je nachdem, wo und in welcher Branche Ihr Seminar angesiedelt ist. Natürlich sind diese Zahlen variabel. Bei eintägigen Workshops entfallen Hotelkosten, Verpflegung muss trotzdem gewährleistet werden. Auch wenn Sie ein kleineres Inhouse-Seminar planen, greift die Rechnung oben natürlich nicht, da Sie keine Raumkosten haben.

Mit E-Learning sparen Sie rund 135 % an Weiterbildungskosten

Was hier oben aber nicht angeführt ist, sind folgende Kosten von Präsenzseminaren:

• An- und Abreise von Dozent
• An- und Abreise von Teilnehmern
• ggf. Wiederholungsworkshops aus Platzgründen

Diese Kosten gibt es beim E-Learning nicht.

Interessant ist auch, dass die Contentkosten von E-Learning-Angeboten im Gegensatz zu Präsenzkursen nicht proportional zur Teilnehmerzahl steigen. Inhalte, die Sie selbst erstellt haben, gehören Ihnen, egal, wie oft Sie sie wie vielen Mitarbeitern zeigen. Auch bei Lizenzen ist der Sprung zwischen zwei Preisstufen größer als bei Präsenzseminaren mit Lehrkräften. Natürlich kosten hundert Lizenzen mehr als eine, aber hier können Sie je nach Mitarbeiterzahl entscheiden, für welches Paket Sie sich entscheiden, was die Kosten relativ deutlich senkt. Haben Sie 1.000 Teilnehmer, zahlen Sie bei der Rechnung oben 351.500,00 € für Präsenz-Schulungen, während es im E-Learning nur 150.000,00 € sind. Sie dürfen sich also über eine Ersparnis von rund 135 % freuen – eine satte Summe, finden Sie nicht?

Warum E-Learning Mitarbeiter eher zu Weiterbildungen motiviert

E-Learning-Kosten sind also in der Regel deutlich geringer als Präsenzseminar-Kosten – und zwar umso geringer, je größer ihre weiterzubildende Belegschaft ist.

Aber – damit irgendeine Form von Weiterbildung einen nachhaltigen Effekt hat und sich damit gemäß Unternehmens-ROI lohnt, müssen Ihre Mitarbeiter auch motiviert sein, zu lernen. In der Realität sieht das jedoch oft anders aus.

Bestimmt kennen Sie das auch: Da haben Sie wochenlang oder sogar noch länger an der Organisation Ihres Weiterbildungsangebots gesessen – und dann melden sich kaum Mitarbeiter an. Die Gründe sind vielfältig, am häufigsten aber folgende:

• Die Mitarbeiter sehen keinen Nutzen in der Weiterbildung.
• Einige Mitarbeiter haben Sprachbarrieren, die sie daran hindern können, das Weiterbildungsangebot wahrzunehmen.
• Andere Mitarbeiter haben schlicht keine Zeit für Weiterbildungen (oder glauben dies zumindest).
• Für viele steht auch ein enormer Druck hinter der „Klassenraumsituation“, wo sie sich in direkten Vergleich mit anderen Mitarbeitern gesetzt fühlen.
• Wieder andere finden die Lernmedien und -inhalte nicht ansprechend.

Mit E-Learning-Angeboten können Sie all diesen Vorbehalten konstruktiv begegnen, denn es bietet zahlreiche Möglichkeiten, die genau diese Probleme lösen:

• Gezieltes Lernen wird gefördert. Was nicht gebraucht wird, muss nicht sinnlos durchgearbeitet werden, nur weil es zum Programm dazugehört. Haben Sie einen E-Learning-Materialien-Pool, kann jeder Mitarbeiter das daraus wählen, was ihn oder sie weiterbringt.
• Sprachbarrieren sind im E-Learning leicht aus der Welt zu schaffen, indem Sie z. B. von Anfang an zwei oder Sprachen über Ihre Lernvideos legen und die Mitarbeiter gezielt auswählen lassen. Auch Untertitel sind eine gute Möglichkeit, dieses Problem zu lösen. Darüber hinaus sind sie auch hilfreich für hörgeschädigte Kollegen.
• Die Zeit zum Durcharbeiten der Materialien zu finden, fällt leichter, wenn flexibel dann und dort gelernt werden kann, wo es jedem einzelnen Ihrer Mitarbeiter am besten passt.
• Eine „Klassenraumsituation“ mit Lehrer vorne und Schülern auf der Bank gibt es beim E-Learning nicht. Damit entfällt auch unnötiger Leistungsdruck und Wettbewerbspanik beim Lernen.
• E-Learning-Inhalte können – oft mehr noch als Präsenzseminare – so aufbereitet werden, dass sie spannend und abwechslungsreich sind.

Vorbehalte gegen digitales Lernen: Geht es nur um niedrige E-Learning-Kosten?

Viele Personaler wissen zwar um die vielen Vorteile, die E-Learning-Angebote sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen haben. Dennoch zögern sie, ihre Weiterbildungen ins Digitale zu verlegen. Das liegt oft vor allem an Vorbehalten, die aus den Reihen der Mitarbeiter laut werden können. Folgende Meinungen gehören dazu:  

1. E-Learning ist langweilig. (?)
2. E-Learning ist technisch anspruchsvoll. (?)
3. Beim E-Learning lernt man von Maschinen. Die Interaktion mit einem Menschen fehlt. (?)
4. E-Learning ist nicht so hochwertig wie Präsenzlernen, weil es günstiger ist. (?)
5. E-Learning ist nicht genau genug auf meine Bedürfnisse abgestimmt. (?)

Einige zweifeln grundsätzlich an der Qualität der Inhalte und vermuten, dass es dabei nur um Kostenersparnis geht. Hier kommen Sie als Unternehmensrepräsentant ins Spiel, um diese Zweifel zu entkräften. Dabei können Ihnen folgende Argumente helfen:

1. E-Learning ist abwechslungsreich.

Digitales Lernen bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Inhalte attraktiv aufzubereiten. Video hat sich dabei als wirkungsvollstes Lernformat erwiesen. Visuelles Lernen ist für viele einfacher und hat einen nachhaltigeren Effekt, als dem Monolog eines Dozierenden zu folgen.

• E-Learning ist ohne viel technischen Aufwand möglich.

Um E-Learning-Kurse zu besuchen, brauchen Sie nichts als Ihren Computer oder ein Handy mit Internetzugang. Kamera und Mikrofon sind von Vorteil, aber auch nur dann notwendig, wenn Sie live mit Ihrem E-Learning-Dozenten agieren wollen. Sie brauchen weder besonderes Equipment noch ein ausgeprägtes technisches Knowhow, um E-Learning-Angebote zu nutzen.

• E-Learning ist, wie jedes Lernangebot, von Menschen gemacht.

Auch wenn kein Mensch in Person vor Ihnen steht und doziert, sind alle seriösen Lerninhalte menschengemacht. Wer das reine Sichten von aufgezeichneten Videos/Podcasts oder Lesen von Texten zu einseitig findet, ist mit Blended Learning bestens bedient: Hier wird eine Kombination aus Präsenzkurs und digitalen Inhalten angeboten. Auch Feedback von Dozenten per E-Mail oder in anderer digitaler Form ist möglich.

• Die Qualität von Lerninhalten und Lerneffekten hängt nicht vom digitalen Format ab.

Viel wichtiger ist das didaktische Konzept. Ein schlechter Dozent bleibt schlecht, auch wenn er vor Ort ist. Ein guter Dozent wird im Umkehrschluss nicht schlechter, nur weil er per Video an seine Schüler herantritt. Zweifellos: Natürlich hat jedes Format, ob live vor Ort oder aufgezeichnet digital, seine Vor- und Nachteile. Die persönliche Kommunikation mit dem Dozenten und den „Klassenkameraden“ ist beim E-Learning tendenziell weniger ausgeprägt. Dennoch ist sie möglich, indem in Chatrooms, regelmäßigen Zoom-Treffen etc. Updates gegeben werden. Demgegenüber hat E-Learning in vielen Punkten die Nase vorn – so zum Beispiel beim individuellen Lernen, bei nachhaltigen Lernformaten und beim gezielten Erarbeiten von Lerninhalten.

• E-Learning kann sehr individuell genutzt werden.

Auch wenn der andauernde Austausch mit dem Dozenten bei E-Learning nicht ausnahmslos gegeben ist, kann E-Learning sehr individuell und gezielt eingesetzt werden. Schon bei der Konzeption der Lerninhalte können Unternehmen auf die besonderen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen und so Lernwelten schaffen, die nahezu maßgeschneidert für sie sind. Auch kann jeder einzelne Teilnehmer sich aus einem Pool an möglichen Inhalten frei bedienen. E-Learning-Kurse müssen nicht lückenlos im Kollektiv abgearbeitet werden, sondern bieten Einzelnen Freiraum.

E-Learning-Kosten optimieren mit cleverer Planung

Damit Ihre E-Learning-Kosten in dem Rahmen bleiben, den Sie angesetzt haben, ist eine frühe Planung notwendig. Wichtig ist, dass Sie einen kompetenten Partner an Ihrer Seite haben, der Sie bei allem Fragen unterstützt und Sie auch in puncto Kosten bestens berät.

Mit diesem sollten Sie folgende Schritte durchgehen, bevor es an die Konzeption Ihrer E-Learning-Schulungsmaterialien geht:

1. Ziel: Was will ich mit meinem E-Learning-Angebot erreichen?

Ein Ziel kann zum Beispiel sein, Mitarbeitern die Nutzung einer neuen Software beizubringen. Es kann aber auch das Lernen einer Fremdsprache oder das sichere Führen von Maschinen sein.

• Teilnehmer: Wer sind meine Teilnehmer, welche Vorkenntnisse haben sie?

Je nach Wissensstand der einzelnen Lernenden können Sie Kurse für alle Lernstufen anbieten, von Anfängern bis hin zu Experten.

• Format: Welche E-Learning-Formate passen zu meinen Vorgaben?  

Möchten Sie reine E-Learning-Formate anbieten? Beschränken Sie sich auf aufgezeichnete Schulungsvideos oder möchten Sie diese mit Online-Präsenzseminaren ergänzen? Planen Sie Blended Learning, vor Ort und digital? Teletutorielle Betreuung (digital durch einen live agierenden Dozenten) oder Beratung durch E-Mail bietet ebenfalls eine spannende Ergänzung. Hier müssen Sie allerdings auch mit höheren E-Learning-Kosten rechnen. Halten Sie sich dagegen zum Austausch an Lernforen, wo Lernende dem Dozenten, aber auch untereinander Fragen stellen können, senkt das die E-Learning-Kosten wieder bemerkenswert. 

• Content: Welchen E-Learning-Content möchte ich anbieten?

Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die sich je nach Branche, Thema und Format Ihres E-Learning-Kurses wählen lassen. Audio-Angebote wie Podcasts und Hörbeispiele sind vor allem beim Fremdsprachenlernen sinnvoll. Texte und Übungsblätter können ebenfalls gewinnbringend im E-Learning genutzt werden oder in moderner Form als Quiz, Spiel oder App fürs Netz verarbeitet werden. Bei der Content-Erstellung ist Qualität gefragt: Nur professionell gestaltete Materialien werden Teilnehmer im E-Learning dauerhaft überzeugen. Lernvideos haben sich dabei als bestes Mittel der Wahl erwiesen. Durch Storytelling binden sie häufig Alltagssituationen der Lernenden mit ein und machen das Gelernte so emotional erfahrbar. Das hat nachweislich einen positiven Effekt auf den Lernerfolg. Außerdem können Inhalte bei allen diesen digitalen Lernformen so oft wie nötig wiederholt oder wenig nützliche Passagen übersprungen werden. Das erhöht Spaß und zugleich Lernerfolg.

• Medium: Wie und wo stelle ich Lernenden meinen E-Learning-Kurs zur Verfügung?

Hardware haben Sie vermutlich genug, indem Sie auf die Bürocomputer Ihres Unternehmens zurückgreifen. Bei der Software sollten Sie allerdings genau überlegen, was für Ihre Situation Sinn macht:

• Haben Sie ein internes Firmennetz, auf dem sich die Kurse hochladen lassen?
• Möchten Sie ein eigenes LMS (Learning Management System) für Ihre Lerninhalte programmieren lassen?
• Oder finden Sie auf dem Markt ein System, das Ihren Anforderungen gerecht wird?
• Vielleicht lassen sich Ihre Kurse auch rein online anbieten?

E-Learning-Kosten – Nutzen-Kalkulation

Nachdem Sie sich lange mit dem Thema befasst und, vermutlich mit Hilfe eines kompetenten Partners, Ihr E-Learning-Paket konzipiert, umgesetzt und in der Praxis erprobt haben, möchten Sie natürlich auch wissen, wie sehr es sich gelohnt hat.

Dabei ist das Feedback Ihrer Teilnehmer am wichtigsten. Dieses können Sie innerhalb Ihres E-Learning-Kurses zum Beispiel durch einfache Sternebewertungen einholen. Aber auch digitale Fragebögen mit multiple choice Optionen im Anschluss an jedes Kursmodell geben Aufschluss darüber, wie Teilnehmer ihren eigenen Lernerfolg einschätzen. Nutzen Sie diese unbedingt – nur so können Sie E-Learning-Angebote bei Bedarf optimieren!

Es sei gleich gesagt: Den Lerneffekt von Weiterbildungen in reiner Zahlenform zu messen, ist weder möglich noch sinnvoll. Aber fest steht, dass das Investieren in die Entfaltung jedes einzelnen Mitarbeiters einen enormen wirtschaftlichen Effekt hat. Wussten Sie, dass 94 % aller Mitarbeiter in Unternehmen in Deutschland länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn es in hochkarätige Weiterbildungen investieren würde?[2] Angesichts der immensen Kosten, die ein ständiger Mitarbeiterwechsel für ein Unternehmen hat, ist allein dies schon eine aussagekräftige Zahl.

Starten auch Sie mit E-Learning für Ihr Unternehmen!

E-Learning hat viele Vorteile, für Lernende, Unternehmen und vor allem für das Einsparen von Weiterbildungskosten. Allerdings gibt es auch viele Fragen und Hürden, die vor dem ersten E-Learning-Kurs stehen. Wir haben mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Erstellung von hochqualitativen E-Learning-Formaten und Videokursen. Vereinbaren Sie jetzt einfach einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns. Dabei können wir alle Ihre individuellen Fragen klären, Unsicherheiten aus dem Weg schaffen und Ihre ersten Schritte in Richtung erfolgreicher Mitarbeiterschulung durch E-Learning planen.

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[1] https://www.f-bb.de/fileadmin/user_upload/kosten-nutzen-elearning.pdf (8)

[2] https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report-2019